Schriftelijke feedback is een belangrijk middel om groei en verbetering te stimuleren. In de zorg, het onderwijs en andere professionele omgevingen kan goed geformuleerde feedback een krachtig instrument zijn om gedrag, vaardigheden en prestaties te verbeteren. Hoe zorg je ervoor dat jouw feedback helder, constructief en motiverend is? Hieronder enkele concrete tips.

1. Maak de intentie duidelijk

Begin je feedback met een positieve toon en leg uit waarom je het geeft. Bijvoorbeeld: “Ik wil graag enkele punten delen die je kunnen helpen om nóg beter te worden in…”. Dit voorkomt dat de ontvanger het als een aanval ziet en zet de toon voor een constructief gesprek.

2. Wees specifiek

Algemene opmerkingen zoals “Goed gedaan” of “Dit moet beter” zijn niet effectief. Benoem specifiek wat goed ging: “Je uitleg over X was helder en gestructureerd.” En wees concreet over wat beter kan: “Let er wel op dat je bij complexe vragen iets meer tijd neemt om je antwoord af te stemmen op de vraag.”

3. Focus op gedrag, niet op de persoon

Feedback gericht op gedrag is objectiever en beter te accepteren. In plaats van “Je bent te slordig,” kun je zeggen: “Ik merkte dat er in je verslag enkele typefouten stonden die misschien voor verwarring kunnen zorgen.”

4. Gebruik de ‘sandwich’-methode

Een bekende techniek is om positieve feedback te combineren met verbeterpunten. Begin met iets wat goed ging, bespreek daarna wat beter kan, en sluit af met een positieve noot. Bijvoorbeeld:
“Je hebt veel tijd besteed aan de voorbereiding, dat was duidelijk zichtbaar. Een tip is om je presentatie wat meer te structureren, zodat de kernpunten nog duidelijker overkomen. Maar het enthousiasme waarmee je presenteerde was echt aanstekelijk!”

5. Houd het kort en relevant

Overlaad de ontvanger niet met te veel feedback tegelijk. Beperk je tot een paar punten, zodat deze behapbaar zijn. Langere stukken tekst kunnen overweldigend werken en verliezen aan impact.

6. Bied suggesties, geen bevelen

Formuleer verbeterpunten als suggesties in plaats van opdrachten. Dit moedigt de ontvanger aan om zelf verantwoordelijkheid te nemen. Bijvoorbeeld: “Je zou kunnen proberen om…” of “Overweeg om in de toekomst…”

7. Richt je op groei

Sluit af met aanmoediging en benadruk dat je vertrouwen hebt in de ontwikkeling van de ontvanger. Dit helpt om de feedback positief en motiverend af te sluiten.

Met deze tips kan jouw schriftelijke feedback een waardevol instrument worden voor persoonlijke en professionele groei. Het kost misschien wat extra tijd en aandacht, maar de impact is het meer dan waard.