In de huidige economische omstandigheden kan het belang van het meten van training ROI niet worden overschat. Hoewel de voordelen van opleiden en ontwikkeling keer op keer zijn bewezen, is de ontwikkeling van medewerkers een aanzienlijke investering. Het bedrag loopt in Nederland jaarlijks in de miljarden.

Daarom moeten L&D-leiders aantonen dat trainingsinitiatieven verder gaan dan de vaardigheden, kennis en gedragingen van medewerkers. Om echt goedkeuring van het management of bestuur te krijgen, moeten ze een rendement op investering aantonen.

Helaas beschouwen sommige organisaties L&D nog steeds als een discretionaire uitgave. Bij het maken van financiële bezuinigingen zijn leermiddelen vaak de eerste die worden geschrapt. Maar het bewijzen van training ROI helpt L&D-teams hun uitgavenbudgetten te onderbouwen en het belang van voortdurende investeringen in medewerkersontwikkeling te bepleiten.

ROI-gegevens kunnen verder worden gebruikt om hiaten te identificeren en bedrijven in te stellen voor continue verbetering. Zoals HRD-professionals weten, is het meten van ROI echter geen gemakkelijke taak.

Hoe meet je training ROI

Het meten van training ROI vereist het omzetten van leerresultaten in monetaire waarde. De formule voor het berekenen van het percentage is eenvoudig:

ROI = ((Netto Voordelen van Training – Totale Kosten van Training) / Totale Kosten van Training) x 100

Hier is een voorbeeld van de formule in actie. Als een bedrijf €100.000 investeert in verkooptraining (de totale kosten van training) en een toename van €300.000 in verkoopomzet verklaart na de voltooiing van de training (de netto voordelen van training), is de berekende ROI 200%. Op basis van dit cijfer kan worden geconcludeerd dat investeren in deze training de moeite waard is.

Echter, het berekenen van ROI in de praktijk is zelden zo eenvoudig, en het vertalen van leerdata naar euro’s kan complex zijn. Bijvoorbeeld, soft skills zoals emotionele intelligentie en teamvorming zijn moeilijk in cijfers uit te drukken.

Zelfs als de gegevens numeriek kunnen worden uitgedrukt, blijven er uitdagingen bestaan. Om nuttig te zijn, moeten gegevens op verschillende momenten in de trainingscyclus worden verzameld om ervoor te zorgen dat basisvergelijkingen accuraat zijn. Het kan ook nodig zijn om rapporten van verschillende systemen, zoals prestatiemanagement, klantrelatiebeheer en enterprise resource management, te raadplegen en te analyseren. Dit proces kan tijdrovend zijn en langdurige tracking vereisen.

Verder kunnen er ook uitdagingen ontstaan bij de interpretatie van de gegevens. Vooruitgang in prestaties of andere statistieken kan voortkomen uit een scala aan externe elementen, zoals marktomstandigheden en technologie-updates. Dit kan het moeilijk maken om prestatieverbeteringen aan training toe te schrijven.

Modellen voor het meten van ROI

Vanwege de inspanningen en middelen die nodig zijn om training ROI te meten, is het niet praktisch of noodzakelijk om dit voor elk initiatief te doen. Deze praktijk moet worden beperkt tot trainingen met een hoge impact en grote inzet van tijd en geld. Voor dit soort trainingen kunnen verschillende benaderingen worden gebruikt om ROI te meten, maar het meest gebruikelijke is het Kirkpatrick Model.

Het Kirkpatrick Model heeft vier niveaus die substantiële gegevens verzamelen om een holistisch beeld van de onmiddellijke gevolgen van training te schetsen. Correct toegepast, gaat het verder dan het tonen van leerdertevredenheid, kennisretentie en gedragsverandering om te beoordelen hoe de training de bedrijfsresultaten beïnvloedt.

Hier is hoe elk niveau kan helpen bij het meten van training ROI:

• Niveau 1 – Reactie: HRD-professionals gebruiken tools zoals enquêtes na de training om oppervlakkige gegevens over de perceptie van de training te verzamelen. Perceptie draagt bij aan ROI omdat een positieve reactie wijst op een grotere kans dat deelnemers wat ze hebben geleerd buiten de training toepassen. Bijvoorbeeld, veel trainingsevaluaties vragen expliciet hoe waarschijnlijk het is dat deelnemers hun nieuwe kennis of vaardigheden zullen toepassen.
• Niveau 2 – Leren: Beoordelingen meten de retentie door de verschillen in kennis of vaardigheid voor en na de training te vergelijken. Post-training beoordelingen die verbetering aantonen kunnen ook wijzen op een verhoogde ROI.
• Niveau 3 – Gedrag: Door follow-ups met managers en teamleiders na de training kunnen HRD-professionals gedragsveranderingen identificeren die mogelijk het gevolg zijn van de training. Dit duidt op een grotere kans om resultaten te bereiken en dus op een hogere ROI.
• Niveau 4 – Resultaten: HRD-professionals deduceren direct de impact van de training door eerder geïdentificeerde leerdoelen te onderzoeken en deze te koppelen aan de belangrijkste prestatie-indicatoren die kunnen worden gebruikt om ROI te bepalen.

Het Kirkpatrick-model berekent echter niet expliciet een daadwerkelijke ROI-percentage. Om dit te doen, moeten HRD-professionals zich wenden tot het Phillips Model voor trainingsevaluatie. Dit model voegt een vijfde niveau toe: rendement op investering. Dit niveau gebruikt de bovenstaande formule om een kosten-batenanalyse uit te voeren die de financiële voordelen van training kwantificeert tegen de gemaakte kosten. Het resultaat kent een op gegevens gebaseerde monetaire waarde toe aan training.

Een minder bekende, maar overtuigende methode voor het evalueren van ROI is de Success Case Method (SCM). In tegenstelling tot de Kirkpatrick- en Phillips-modellen die afhankelijk zijn van kwantitatieve gegevens, kijkt SCM naar kwalitatieve gegevens zoals antwoorden uit interviews en case studies. Het heeft als doel een verband te leggen tussen training en organisatorische uitkomsten.

Deze methode bestudeert de meest succesvolle en minst succesvolle deelnemers door middel van observaties en diepgaande interviews. Door informatie van deze outliergroepen te verkrijgen, creëren HRD-professionals een verhaal over de bruikbaarheid van de training en hoe deze kan worden verbeterd. Hoewel anekdotisch en subjectief, is deze methode, in de afwezigheid van numerieke gegevens, een geloofwaardige manier om het effect van trainingsinitiatieven op de business zoals ervaren door medewerkers te tonen.

Gegevensverzameling

Het is cruciaal om de metrics die worden gebruikt om leerdoelen te meten voorafgaand aan de training te specificeren. Deze duidelijkheid helpt verwarring rond de gegevens die later geëvalueerd moeten worden te elimineren. Bijvoorbeeld, als een gewenst resultaat is dat deelnemers klantvragen effectiever afhandelen, dan kan een van de KPI’s voor het meten van ROI klanttevredenheid of net promotor scores zijn.

Daarnaast is het belangrijk om voordat de training begint baseline-gegevens te verzamelen. Deze gegevens kunnen ook worden verzameld door middel van enquêtes, proctortests en behoeftenbeoordelingen. Behoeftenbeoordelingen helpen de huidige vaardigheidsniveaus en prestatiekloof van medewerkers te bepalen. Het leermodule-team kan zich vervolgens richten op het aanpakken van eventuele behoeften tijdens de training.

Diversiteit van gegevens is cruciaal bij het meten van training ROI, aangezien het hebben van meerdere datatypes een completer beoordelingsvermogen van impact mogelijk maakt (bijvoorbeeld kwantitatief en kwalitatief). Het is ook essentieel om gegevens consistent te verzamelen.

Leervakmensen moeten ervoor zorgen dat de pre- en post-training beoordelingen dezelfde metrics gebruiken. Bij gebruik van controlegroepen en experimentele groepen moet het enige grote verschil zijn dat de laatste groep training heeft gevolgd en de eerste niet. Evenzo, als gegevens van vergelijkbare afdelingen worden vergeleken, moet de onderzochte periode dezelfde zijn. Dergelijke consistentie helpt de impact van training te isoleren en te onderscheiden van andere factoren die de prestaties kunnen beïnvloeden.

Kostenanalyse

De berekening van training ROI houdt zowel rekening met de trainingskosten als met de behaalde voordelen. Een kostenanalyse moet alle relevante items omvatten, zoals betalingen voor materialen, technologie, facilitators, instructieontwerp, enzovoort. Het moet ook de kosten per deelnemer overwegen. Trainingvoordelen moeten even grondig zijn en zowel tastbare voordelen, zoals verhoogde verkoop, als ontastbare voordelen, zoals verbeterde moraal, omvatten.

Kostenanalysemethoden moeten regelmatig worden herzien en bijgewerkt om relevant te blijven naarmate de organisatie groeit en zich ontwikkelt. Het is ook nuttig om ROI-resultaten te vergelijken met branchebenchmarks om te zorgen dat ze in lijn zijn met die van vergelijkbare organisaties. Dit kan leerteams helpen kansen voor verbetering te identificeren, prioriteiten te stellen in de gebieden die de grootste impact op de bedrijfsresultaten hebben, en middelen te concentreren op de gebieden die de grootste ROI zullen genereren.

Wanneer het gaat om het vergroten van de impact van trainingsinitiatieven, moeten HRD-professionals de rol van cultuur erkennen. Een sterke leer cultuur ondersteunt persoonlijke en professionele ontwikkeling, terwijl het de prestaties en betrokkenheid van medewerkers verhoogt.

Daarnaast moet het ontwerp van een programma worden afgestemd op de behoeften van de deelnemers. Dit kan worden bereikt door ervoor te zorgen dat de training relevant en boeiend is voor de deelnemers, evenals door rekening te houden met hun verschillende leerstijlen, functierollen en vaardigheidsniveaus. Dergelijke maatwerk, samen met het opnemen van praktische oefeningen die de overdracht van kennis versterken, leidt tot een betere training ROI.